Erstellen Sie eine Liste mit den einzuladenden Personen und suchen Sie sich einen geeigneten Termin, möglichst in den wärmeren Monaten, aus.

Nachdem Sie dieses erledigt haben, sollten Sie die Teilnehmer auf Ihrer Einladungsliste über die geplante Aktion informieren. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Im Informationszeitalter steht Ihnen zum Beispiel die Möglichkeit des Mailens zur Verfügung. Selbstverständlich können Sie auch das Telefon, beispielsweise via Internet, nutzen oder die klassische Variante des Briefe schreibens, wählen.

Hierbei ist es sinnvoll, Ihren Gästen mitzuteilen, wann die Grillparty steigen wird und wo diese stattfindet. Sie sollten Ihren Gästen auch gleich bei dieser Gelegenheit mitteilen, ob es sich um eine Mitbringparty handelt, wie Sie sich die Kostenverteilung für das Fleisch und der Getränke gedacht haben. Wenn Sie Beispielsweise eine Mitbringparty veranstalten möchten, sollten Ihnen die teilnehmenden Personen auch rechtzeitig vor Beginn der Party mitteilen, was jeder einzelne mitbringen wird. Sie sollten sich dieses notieren. Dies hat den Vorteil, dass nicht einige Salate, oder dergleichen, doppelt und dreifach vorhanden sind.

Wichtig ist auch einen sogenannten Meldetermin zu setzen. Anhand dieses Termins können Sie die genaue Personenzahl ermitteln. Die Personenzahl ist für Ihre Einkäufe von Bedeutung, denn es sollte wahrscheinlich nur eine Grillparty an einem Abend werden.

Nach dem erreichen des Meldetermines können Sie mit Ihrer Einkaufsplanung beginnen. Hierbei sollten Sie prüfen, ob die Nachfolgend aufgelisteten Dinge vorhanden sind:

• Mindestens ein Grill von ausreichender Grösse und Grillbesteck,
• angemessene Menge Holzkohle und ggf. Briketts,
• genügend Grillanzünder,
• lange Streichhölzer (bei Bedarf einen "Flammenwerfer"),
• ausreichend Getränke: Anzahl der Personen ist dabei wesentlich;
• genügend Grillgut: Die genaue Menge ergibt sich aus den Teilnehmern. Pro Person 2 Würstchen und 1,5 Stück Fleisch;
• Pappgeschirr und -becher (der Umwelt zuliebe) sowie evtl. Servietten und Haushaltsrollen,
• Papiertischdecken (eine Rolle ist meistens günstiger),
• Sitzgelegenheiten (Partyzeltgarnituren, jede besteht aus zwei Bänken und einem Tisch),
• Parvillion(s) (bei höherer Personenzahl lohnt sich ein Pavilon/Zelt mit beispielsweise 3 x 6 Metern grösse),
• Beleuchtung z.B. bunte Lichterketten,
• Kabeltrommel,
• Mehrfachsteckdosen,
• CD-Player oder Minianlage( halt Musikbeschallung)
• ggf. ein Dixxiklo bestellen (zur Miete). Von Hecken und Nachbargärten zur Entsorgung persönlicher Bedürfnisse rate ich aus vorstellbaren Gründen ab!

Wenn Sie die oben genannten Utensilien im Haus haben, ist die halbe Party schon unter Dach und Fach.

Für die Andere Hälfte sollten Sie Ihre Gäste so bestellen, dass diese evtl. zwei bis drei Stunden vor Beginn der Fete bei Ihnen aufschlagen. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht die ganze Arbeit (Zelt und Garnituren aufstellen) allein bewältigen müssen, das Stichwort hier heisst "delegieren". Je mehr Leute auftauchen desto besser ist es.

Für die Aufbauarbeiten sollten Sie sich einen Fotoapparat oder eine Digitalkamera bzw. eine Videokamera bereit legen. Man glaubt ja gar nicht was dort für interessante Bilder entstehen können. Siehe auch den Link “Fotoalbum”. Ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen, es lohnt sich auf jeden Fall. Einer ist immer schlauer als der Andere. Jeder will immer alles besser wissen und können als die Anderen. Je Mehr Leute mithelfen, desto grösser wird das Chaos. Probieren Sie es ruhig einmal aus.

Es Empfiehlt sich zum Beispiel Partybeleuchtungen während des Aufbaus vom Parvillion am Gestänge anzubringen. Wenn man sie im nachhinein anbringen will, gestaltet es sich unter Umständen etwas schwieriger.

Während der Aufbauphase kann es auf keinen Fall schaden, wenn man schon mal das eine oder andere Bierchen zu sich nimmt. Das hebt auf jeden Fall die Stimmung. Sie sollten nur darauf achten, dass Sie nicht schon den ganzen Biervorrat mit Ihren fleissigen Helfern vernichten. Falls dies doch unerwartet und plötzlich der Fall sein sollte, ist darauf zu achten das entweder die Geschäfte noch geöffnet haben oder dass sich eine Tankstelle, mit Getränkeverkauf,  in Ihrer Nähe befindet. Dabei ist wichtig das diese nicht soweit entfernt ist. Denn aus Erfahrung weiss ich, dass man mit ein paar Bieren im Hals irgendwie nicht mehr die Kraft aufbringen kann um Bierkisten durch die Gegend zu schleifen. Aber dies können Sie ja Vermeiden, in dem Sie einfach ein paar Kisten mehr einkaufen. Sie sehen also, eine Grillparty will gut überlegt und genauestens geplant werden.

So, nachdem Sie die goldenen Regeln der Planung und der Umsetzung genauestens befolgt haben, kann die riesige Grillfete losgehen.